Urządzasz biuro i kupujesz nie tylko komputer czy biurko, ale również rośliny, doniczki, lampy albo inne elementy wystroju? W praktyce właśnie przy takich zakupach najczęściej pojawia się pytanie: czy wydatek, który nie służy bezpośrednio do wykonywania pracy, może być kosztem firmy?

Odpowiedź nie sprowadza się do listy rzeczy „dozwolonych” i „niedozwolonych”. Przepisy podatkowe nie zawierają katalogu wszystkich zakupów, które przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Liczy się przede wszystkim cel wydatku, jego związek z działalnością, racjonalność oraz prawidłowe udokumentowanie.

Co właściwie oznacza „koszt firmowy”?

W podatku dochodowym punktem wyjścia jest ogólna zasada: kosztem uzyskania przychodów może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile przepisy nie wyłączają go z kosztów. Dla przedsiębiorców rozliczających PIT wynika to z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, a dla podatników CIT – z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

To ważne, bo wydatek nie musi prowadzić bezpośrednio do konkretnej sprzedaży. Kosztami są również wydatki pośrednie, które pozwalają firmie normalnie funkcjonować. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w aktualnych interpretacjach nadal podkreśla, że znaczenie mają racjonalność wydatku, jego związek z działalnością i możliwość wykazania, dlaczego został poniesiony.

W praktyce przed zaksięgowaniem wydatku warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

• czy zakup został faktycznie poniesiony na potrzeby działalności, a nie prywatnie
• czy można racjonalnie wyjaśnić jego związek z funkcjonowaniem firmy
• czy wydatek został właściwie udokumentowany
• czy nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych
• czy jego charakter i wartość są adekwatne do rodzaju oraz skali prowadzonej działalności.

Czy kwiaty i doniczki do biura mogą być kosztem?

Tak – zakup roślin doniczkowych, donic czy typowych elementów wystroju biura może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli są one związane z firmową przestrzenią i mają racjonalny charakter. Sam fakt, że roślina nie generuje przychodu tak jak komputer, maszyna czy towar handlowy, nie przekreśla wydatku.

Dobrym przykładem jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 stycznia 2009 r., sygn. IPPB5/423-155/08-2/MW. Dotyczyła ona m.in. kwiatów doniczkowych, donic oraz materiałów do wystroju świątecznego biura. Organ zaakceptował możliwość ujęcia takich zakupów w kosztach, wskazując na ich związek z funkcjonowaniem firmy i zwyczajny, niewystawny charakter.

Podobne podejście pojawiło się w interpretacji Dyrektora KIS z 30 kwietnia 2020 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS, w której za prawidłowe uznano stanowisko dotyczące wydatków na wystrój i dekorację miejsc prowadzenia działalności.

W praktyce oznacza to, że roślina ustawiona w recepcji, gabinecie, sali spotkań czy przestrzeni pracy nie musi być traktowana jak prywatna zachcianka przedsiębiorcy. Może być elementem normalnego urządzenia i funkcjonowania biura.

Nie tylko kwiaty – jakie wydatki na biuro mogą być kosztem?

Urządzając miejsce prowadzenia działalności, przedsiębiorca ponosi wiele wydatków, które nie zawsze są „narzędziami pracy” w ścisłym znaczeniu. Nie oznacza to jednak, że z góry należy je wykluczać z kosztów.

W zależności od okoliczności i charakteru działalności mogą to być na przykład:

• kwiaty i inne rośliny do biura oraz doniczki
• standardowe dekoracje i elementy wystroju wnętrza
• lampy i dodatkowe oświetlenie
• rolety, zasłony, dywany lub inne elementy wyposażenia przestrzeni
• regały, szafki, półki i organizery
• lustra, zegary czy typowe elementy aranżacyjne
• sezonowe dekoracje biura, np. świąteczne.

Nie chodzi więc o to, czy dany przedmiot „zarabia” sam w sobie. Ważniejsze jest, czy stanowi uzasadniony element miejsca, w którym rzeczywiście prowadzona jest działalność, pracują pracownicy albo przyjmowani są klienci.

Gdzie kończy się zwykły wystrój, a zaczyna problem?

Najwięcej wątpliwości pojawia się wtedy, gdy zakup przestaje mieć charakter zwykłego wyposażenia, a zaczyna służyć przede wszystkim budowaniu prestiżu, okazałości lub wyjątkowo luksusowego wizerunku firmy. W podatkach dochodowych wydatki na reprezentację są wyłączone z kosztów – w PIT na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23, a w CIT na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28.

Nie oznacza to, że każda estetyczna rzecz w biurze jest reprezentacją. Ładne, zadbane biuro jest dziś czymś normalnym. Ryzyko rośnie natomiast wtedy, gdy charakter, cena albo sposób wykorzystania danego zakupu wyraźnie wykraczają poza zwykłe potrzeby przedsiębiorstwa.

Dlatego przy bardziej nietypowym lub kosztownym zakupie warto spojrzeć nie tylko na nazwę produktu, ale na cały kontekst:

• gdzie dany przedmiot będzie wykorzystywany;
• jaki jest jego związek z działalnością;
• czy jego wartość jest racjonalna w odniesieniu do skali firmy;
• czy zakup służy urządzeniu miejsca pracy, czy przede wszystkim kreowaniu prestiżowego wizerunku;
• czy przedsiębiorca potrafi ten związek wiarygodnie wykazać.

A co z obrazami i droższymi dekoracjami?

Tu szczególnie nie warto stosować automatycznych odpowiedzi. Obraz, grafika czy inny element dekoracyjny może pełnić funkcję zwykłego wyposażenia biura, ale przy przedmiotach o znacznej wartości albo mających charakter kolekcjonerski ocena podatkowa może wyglądać inaczej. Znaczenie może mieć również sposób ujęcia składnika w ewidencji i zasady rozliczania jego wartości.

Dlatego dwa pozornie podobne zakupy mogą zostać ocenione odmiennie. Niedroga grafika do poczekalni i kosztowne dzieło sztuki kupione do reprezentacyjnego gabinetu nie są podatkowo tym samym przypadkiem. Właśnie dlatego przy nietypowych wydatkach istotny jest konkretny stan faktyczny, a nie sama etykieta „dekoracja do biura”.

Koszt podatkowy a VAT – to nie jest to samo

Warto rozdzielić dwie kwestie, które w praktyce często są ze sobą mieszane: zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczenie VAT. To dwa odrębne rozliczenia i każde z nich ma własne warunki.

W przypadku czynnego podatnika VAT podstawową zasadą jest związek zakupu z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Jeżeli więc zakup wyposażenia lub dekoracji rzeczywiście służy działalności opodatkowanej VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego analizuje się na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń.

Ważne: ryczałtowiec nie rozlicza kosztów uzyskania przychodów

Jeżeli działalność jest opodatkowana ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, wydatki na kwiaty, dekoracje, sprzęt czy inne zakupy nie obniżają podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym. Ryczałt jest liczony od przychodu, a nie od dochodu. Sam zakup nadal może mieć znaczenie dla innych rozliczeń, np. VAT u czynnego podatnika VAT, ale nie działa jak koszt podatkowy w PIT.

Jak podejść do takich zakupów w praktyce?

Najbezpieczniejsze podejście nie polega na szukaniu w internecie odpowiedzi „czy kwiatek jest kosztem”, ale na ocenie konkretnego wydatku w realiach danej firmy.

1. Ustal, czy zakup jest rzeczywiście firmowy i gdzie będzie wykorzystywany.
2. Sprawdź, czy ma racjonalny związek z funkcjonowaniem działalności.
3. Zadbaj o prawidłowy dokument zakupu.
4. Przy nietypowych, luksusowych lub wysokowartościowych elementach wystroju oceń dodatkowo ryzyko reprezentacji i właściwy sposób rozliczenia.
5. Nie przenoś automatycznie wniosków z jednej interpretacji podatkowej na zupełnie inny stan faktyczny.

Podsumowanie

Koszty firmowe to nie tylko zakupy, bez których nie da się wykonać usługi czy sprzedać produktu. Do kosztów mogą trafiać również racjonalne wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa – w tym wyposażeniem i wystrojem biura. Kwiaty, doniczki czy standardowe dekoracje mogą więc być kosztem, jeżeli ich zakup ma rzeczywisty związek z działalnością i nie ma charakteru osobistego lub reprezentacyjnego.

Najważniejsza zasada? Nie oceniaj wydatku wyłącznie po jego nazwie. Ten sam przedmiot w jednej firmie może mieć oczywiste uzasadnienie biznesowe, a w innej być wydatkiem trudnym do obrony. Liczy się cel, sposób wykorzystania i konkretny kontekst.

Masz wątpliwość, jak prawidłowo rozliczyć wydatki swojej firmy?

Biuro Rachunkowe Percenté Sp. z o.o. pomaga przedsiębiorcom uporządkować księgowość i codzienne rozliczenia, a także podpowiada, jak dokumentować zasadność klasyfikacji kosztow w firmie.

KONTAKT
Telefon: 727 208 308
Mail: biuro@percente.pl

Materiał ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Kwalifikacja konkretnego wydatku wymaga uwzględnienia indywidualnego stanu faktycznego.

Obserwuj nas