Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nawet jeżeli jest niewielka, nie prowadzi działalności operacyjnej albo została założona dopiero pod koniec roku, co do zasady funkcjonuje w reżimie pełnej rachunkowości. Oznacza to, że po zakończeniu roku obrotowego musi zamknąć księgi, sporządzić roczne sprawozdanie finansowe, doprowadzić do jego zatwierdzenia przez wspólników, a następnie złożyć właściwe dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. W praktyce największe problemy nie wynikają z samego pliku XML, lecz z pominięcia któregoś z elementów całego procesu: podpisów, uchwał, terminu zgromadzenia wspólników albo zasad dotyczących pierwszego roku obrotowego.

Dla spółki z o.o., której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, podstawowy kalendarz wygląda następująco: sporządzenie sprawozdania do 31 marca, zatwierdzenie do 30 czerwca, złożenie dokumentów do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia, czyli najczęściej najpóźniej do 15 lipca.

Dlaczego spółka z o.o. musi składać sprawozdanie finansowe?

Spółka z o.o. jest osobą prawną i jednostką prowadzącą księgi rachunkowe. Z tego powodu obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego nie jest uzależniony od skali działalności, liczby faktur, wysokości przychodów ani tego, czy spółka faktycznie rozpoczęła sprzedaż. Jeżeli spółka istnieje i prowadzi księgi rachunkowe, zarząd powinien doprowadzić do prawidłowego zamknięcia roku obrotowego.

W praktyce oznacza to, że spółka „uśpiona”, spółka założona pod przyszły projekt albo spółka, która w danym roku miała wyłącznie koszty organizacyjne, również musi rozliczyć rok od strony formalnej. Brak działalności operacyjnej nie jest równoznaczny z brakiem obowiązków sprawozdawczych.

Co obejmuje roczne sprawozdanie finansowe?

Zakres sprawozdania zależy od przyjętych zasad rachunkowości oraz od tego, czy spółka korzysta z uproszczeń przewidzianych dla jednostek mikro albo małych. Standardowo sprawozdanie finansowe spółki z o.o. obejmuje przede wszystkim:

• bilans
• rachunek zysków i strat
• informację dodatkową, obejmującą wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia
• w określonych przypadkach także zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

Osobnym dokumentem może być sprawozdanie z działalności jednostki. W wielu spółkach z o.o. jest ono wymagane, chyba że spółka spełnia warunki do zastosowania odpowiedniego uproszczenia i prawidłowo ujawni wymagane informacje w informacji dodatkowej. Warto tej kwestii nie traktować automatycznie: decyzja o zastosowaniu uproszczeń powinna wynikać z analizy statusu jednostki i być spójna z dokumentacją księgową oraz uchwałami wspólników, jeżeli ustawa wymaga ich podjęcia.

Terminy: sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie do KRS.

Najczęściej rok obrotowy spółki z o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W takim przypadku terminy są proste i powtarzalne, ale w praktyce warto rozróżnić trzy odrębne czynności: sporządzenie, zatwierdzenie oraz złożenie dokumentów do KRS.

Jeżeli rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, daty należy przesunąć odpowiednio do dnia bilansowego. Przykładowo, jeżeli rok obrotowy kończy się 30 września, termin sporządzenia sprawozdania upływa zasadniczo 31 grudnia, zatwierdzenia – 31 marca, a złożenia do KRS – 15 dni od zatwierdzenia.

Pierwszy rok obrotowy spółki założonej w trakcie roku.

Szczególną uwagę trzeba zwrócić na spółki zakładane w trakcie roku kalendarzowego. Tu często pojawia się pytanie: czy spółka zarejestrowana np. w listopadzie musi sporządzać osobne sprawozdanie za kilka tygodni działalności? Odpowiedź zależy od tego, jak określono rok obrotowy i czy spółka skorzystała z możliwości połączenia pierwszego, krótkiego okresu z rokiem następnym.

Ustawa o rachunkowości pozwala, aby jednostka, która rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, połączyła księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres z księgami i sprawozdaniem za rok następny. Nie jest to jednak rozwiązanie, które należy przyjmować bezrefleksyjnie. Powinno ono wynikać z przyjętego roku obrotowego, umowy spółki oraz praktyki księgowej spółki.

Najbezpieczniej zweryfikować tę kwestię już przy zakładaniu spółki, szczególnie w S24, gdzie wspólnicy często mechanicznie akceptują wzorzec umowy. Jeżeli spółka została założona w drugiej połowie roku i chce uniknąć sporządzania sprawozdania za bardzo krótki okres, warto upewnić się, że przyjęty sposób postępowania jest zgodny z umową spółki, polityką rachunkowości i rozliczeniami podatkowymi.

Kto podpisuje sprawozdanie i jak wygląda procedura elektroniczna?

Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. W spółce z o.o. kierownikiem jednostki jest co do zasady zarząd. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, trzeba zadbać o prawidłowe podpisy albo o zastosowanie uproszczonej procedury, w której sprawozdanie podpisuje co najmniej jeden członek zarządu po złożeniu przez pozostałych członków wymaganych oświadczeń, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy.

Podpisanie sprawozdania następuje elektronicznie. W praktyce wykorzystywany jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty, zależnie od możliwości osób podpisujących i wymogów systemu. Należy pamiętać, że data podpisu nie powinna być traktowana wyłącznie technicznie: sporządzenie sprawozdania oznacza utworzenie właściwego pliku i opatrzenie go wymaganymi podpisami w ustawowym terminie.

Jakie uchwały trzeba podjąć?

Samo sporządzenie sprawozdania finansowego nie kończy obowiązków spółki. Sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez zwyczajne zgromadzenie wspólników. Zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się w terminie 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

W typowej spółce z o.o. należy przygotować co najmniej następujące uchwały:

• uchwałę o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego
• uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty
• uchwały w sprawie udzielenia absolutorium członkom organów spółki, jeżeli w danej spółce są wymagane i właściwe do podjęcia
• w razie potrzeby uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności spółki.

Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty nie powinna być traktowana jako dokument drugorzędny. KRS oczekuje dokumentu potwierdzającego decyzję wspólników co do wyniku finansowego. Jeżeli spółka wykazuje stratę, uchwała powinna jasno wskazywać, w jaki sposób strata zostanie pokryta, np. z zysków lat przyszłych albo kapitału zapasowego, jeżeli spółka taki kapitał posiada i przepisy oraz umowa spółki na to pozwalają.

Co składa się do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Spółka z o.o. wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS składa dokumenty elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Zgłoszenie przez RDF jest bezpłatne, o ile dokonuje go osoba uprawniona i ujawniona w KRS zgodnie z zasadami działania systemu. W razie braku takiej możliwości dokumenty mogą wymagać złożenia przez Portal Rejestrów Sądowych w trybie odpłatnego wniosku.

Po złożeniu dokumentów warto pobrać potwierdzenie zgłoszenia i sprawdzić w przeglądarce dokumentów finansowych, czy dokumenty są widoczne przy właściwym numerze KRS. To prosta czynność kontrolna, która pozwala szybko wykryć omyłkowe złożenie niepełnego zestawu dokumentów albo problem techniczny po stronie systemu.

Najczęstsze błędy i praktyczna checklista zarządu.

W praktyce najczęściej powtarzają się te same błędy: spóźnione podpisy, brak uchwały o wyniku finansowym, złożenie samego XML bez dokumentów zatwierdzających, nieprawidłowe założenie, że spółka bez przychodów nie składa sprawozdania, albo pominięcie zasad dotyczących pierwszego roku obrotowego.

Checklista przed złożeniem dokumentów do KRS:

• Sprawdzono, jaki rok obrotowy wynika z umowy spółki i polityki rachunkowości.
• Zamknięto księgi rachunkowe za właściwy okres.
• Sporządzono sprawozdanie finansowe w aktualnej strukturze XML.
• Sprawozdanie zostało podpisane przez osobę prowadzącą księgi oraz zarząd albo zgodnie z dopuszczalną uproszczoną procedurą podpisów.
• Odbyło się zwyczajne zgromadzenie wspólników albo podjęto uchwały w trybie dopuszczalnym dla danej spółki.
• Podjęto uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie finansowe.
• Podjęto uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty.
• Przygotowano sprawozdanie z działalności albo udokumentowano podstawę skorzystania z uproszczenia.
• Zweryfikowano, czy sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta.
• Złożono komplet dokumentów do RDF/KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia.

Podsumowanie

Sprawozdawczość roczna w spółce z o.o. to nie tylko obowiązek księgowy, ale także obowiązek korporacyjny zarządu i wspólników. Prawidłowy proces obejmuje przygotowanie danych księgowych, sporządzenie i podpisanie sprawozdania, zatwierdzenie go przez wspólników, podjęcie uchwały o wyniku finansowym oraz terminowe złożenie dokumentów do KRS. Szczególnej uwagi wymagają spółki założone w trakcie roku, ponieważ w ich przypadku pierwszy rok obrotowy może być krótki albo – przy spełnieniu warunków – połączony z kolejnym rokiem.

Najlepszą praktyką jest przygotowanie harmonogramu już na początku roku: księgowość powinna wiedzieć, do kiedy przygotowuje plik XML, zarząd – kiedy składa podpisy, a wspólnicy – kiedy podejmują uchwały. Dzięki temu sprawozdanie nie staje się „technicznym obowiązkiem na ostatnią chwilę”, lecz uporządkowanym elementem rocznej obsługi spółki.

Potrzebujesz wsparcia przy sprawozdaniu finansowym spółki z o.o.?

Prawidłowe sporządzenie, zatwierdzenie i złożenie sprawozdania finansowego to jeden z podstawowych obowiązków każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. W praktyce liczy się nie tylko samo przygotowanie dokumentów księgowych, ale również dochowanie właściwych terminów, podjęcie wymaganych uchwał oraz poprawne złożenie dokumentów do KRS.

Jeżeli prowadzisz spółkę z o.o. i chcesz mieć pewność, że obowiązki sprawozdawcze zostaną wykonane prawidłowo, skontaktuj się z nami.

Biuro Rachunkowe Percenté Sp. z o.o.
tel.: +48 727 208 308
e-mail: biuro@percente.pl

Pomożemy Ci uporządkować obowiązki księgowe spółki, przygotować sprawozdanie finansowe oraz przejść przez cały proces jego zatwierdzenia i złożenia.

Tekst ma charakter informacyjny i ekspercki. Przy nietypowym roku obrotowym, zmianach umowy spółki, zaległych sprawozdaniach, badaniu przez biegłego albo sporach wspólników warto każdorazowo zweryfikować dokumenty spółki i aktualny stan prawny.

Podstawy prawne i źródła do weryfikacji

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – w szczególności art. 3 ust. 1 pkt 9, art. 52, art. 53, art. 69 i art. 70a.
• Kodeks spółek handlowych – w szczególności art. 231 KSH dotyczący zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o.
• Biznes.gov.pl: „Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe” – https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00245
• Ministerstwo Sprawiedliwości / eKRS: Repozytorium Dokumentów Finansowych – https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
• Ministerstwo Finansów: aplikacja e-Sprawozdania Finansowe – https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/
• Ministerstwo Finansów: komunikaty dotyczące terminów i struktur e-sprawozdań finansowych – https://www.podatki.gov.pl/aktualnosci/

Obserwuj nas